Những năm trước đây, do số lượng khách hàng lớn, cùng với cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị còn nhiều hạn chế đã khiến cho việc hoàn thiện một bộ hợp đồng và lưu trữ hồ sơ mua bán điện theo phương pháp truyền thống (bản giấy) của PC Lạng Sơn gặp rất nhiều khó khăn. Nhân viên làm hợp đồng không những chỉ phải soạn hợp đồng một cách thủ công mà việc lưu trữ cũng chiếm rất nhiều diện tích của nhà điều hành, tốn chi phí lưu kho giấy, mực in, kệ, tủ...

Bên cạnh đó, công tác quản lý số lượng hợp đồng này rất khó khăn, bởi số lượng lớn giấy tờ hợp đồng phải lưu trữ trong thời gian dài sẽ dẫn tới nguy cơ xảy ra mối mọt, thất lạc, hỏa hoạn… rất cao. Mặt khác, mỗi khi cần kiểm tra, nhân viên Điện lực phải tốn nhiều thời gian để tra cứu, tìm kiếm thông tin khách hàng. Bên cạnh đó, để có thể làm một bộ hợp đồng mua bán điện, khách hàng cần chuẩn bị rất nhiều giấy tờ, đi lại vất vả khi nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng.

Để khắc phục những hạn chế của HĐMBĐ theo phương pháp truyền thống này, từ năm 2020, PC Lạng Sơn đã thực hiện triển khai ký lại hợp đồng mua bán điện theo phương thức điện tử, theo đúng chủ trương của Tổng Công ty Điện lực miền Bắc đề ra. Đặc biệt, nhằm không gây phiền hà cho khách hàng cũng như để khách hàng nắm được chủ trương và tiện ích của việc ký HĐMBĐ theo phương thức điện tử, Công ty đã tổ chức triển khai các bước thực hiện ký lại đối với khách hàng đơn giản, nhanh gọn.

Cụ thể, PC Lạng Sơn triển khai gửi tin nhắn thông báo cho khách hàng, đồng thời thông báo đến chính quyền địa phương về chương trình ký HĐMBĐ theo phương thức điện tử; Niêm yết thông báo tại các điểm thu, phòng giao dịch khách hàng để khách hàng biết và phối hợp. Bên cạnh đó, Công ty còn bố trí nhân lực và bộ phận có chuyên môn tại các điểm giao dịch để triển khai ký lại hợp đồng điện tử và khách hàng kiểm tra sự chuẩn xác thông tin trong hợp đồng qua điện thoại, ứng dụng zalo hoặc nhân viên sẽ đến tại địa điểm mua điện của khách hàng để cùng khách hàng kiểm tra, rà soát thông tin. Khi thông tin chuẩn xác, khách hàng sẽ thực hiện ký biên bản chấm dứt hợp đồng cũ và ký hợp đồng mới bằng hình thức xác thực OTP theo đúng số điện thoại của chủ thể hợp đồng…

Việc ký kết bằng hợp đồng điện tử giúp tăng cường tính minh bạch và bảo mật. Các hợp đồng điện tử sau khi hoàn thiện sẽ được PC Lạng Sơn lưu trữ trên môi trường số và khách hàng có thể tải, tra cứu bất cứ lúc nào. Việc ký kết các HĐMBĐ theo phương thức điện tử đã thể hiện hiệu quả của việc áp dụng thành tựu của công cuộc chuyển đổi số của ngành Điện. Qua đó đã góp phần hiện đại hoá công tác quản trị, phù hợp với thông lệ quốc tế và góp phần bảo vệ môi trường do không sử dụng giấy in.

Ông Hoàng Văn Minh (sống tại đường Trần Quang Khải, phường Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn) cho biết: "Tôi ghi nhận và đánh giá rất cao các dịch vụ của PC Lạng Sơn, vì đã có nhiều đổi mới, tạo thuận lợi cho khách hàng sử dụng điện, nhất là việc số hóa hợp đồng mua bán điện chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử. Khi được các nhân viên ngành Điện liên hệ, giải thích, hướng dẫn thực hiện, tôi đã ký xong hợp đồng mua điện của mình mà không cần ký tay nữa. Ngoài ra, tôi còn được hướng dẫn truy cập vào ứng dụng chăm sóc khách hàng EVNNPC CSKH để biết được thông tin về tình hình sử dụng điện của gia đình tôi. Đặc biệt, cũng chính vì những tiện ích này, tôi đã dành thời gian để tuyên truyền, vận động các hộ dân xung quanh áp dụng hình thức này để được trải nghiệm thêm những tiện ích của ngành Điện Lạng Sơn đem lại”.

Có thể khẳng định, việc triển khai ký lại hợp đồng mua bán điện theo phương thức điện tử đã không chỉ góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn giúp điều kiện tạo thuận lợi cho bên mua và bên bán điện, phù hợp với định hướng chương trình chuyển đổi quản lý số của Chính phủ. Hoạt động số hóa HĐMBĐ đã gắn liền lợi ích của khách hàng với những trải nghiệm dịch vụ điện số hiệu quả. Điều này góp phần nâng cao năng suất, chất lượng dịch vụ điện, hướng đến đáp ứng sự hài lòng của khách hàng ngày một hoàn hảo hơn.

Tâm Phúc – PC Lạng Sơn